証憑の集め方と保管ルール
記帳が遅れる原因の大半は資料が集まらないことです。受け取った瞬間に処理する導線、締切を決めて例外を作らない運用、電子で受け取れるものは電子で。銀行とカードの連携だけで集める量は半分以下になります。
記帳が遅れる原因の大半は「資料が集まらないこと」です
入力が遅いのではなく、入力するための資料が手元に来ない——これが月次が締まらない最大の原因です。解決策は3つ。①受け取った瞬間に処理する導線を作る ②締切を決めて例外を作らない ③電子で受け取れるものは電子で受け取る。この3つで、集める作業そのものが消えていきます。
集めるものと入手先
| 区分 | 集めるもの | 入手先 |
|---|---|---|
| 預金 | 通帳・入出金明細 | ネットバンキング（連携すれば自動） |
| カード | 利用明細 | カード会社のWeb（連携すれば自動） |
| 売上 | 発行した請求書の控え、レジの日計、モールの明細 | 自社の販売管理・POS・各モール |
| 仕入・経費 | 請求書、領収書、レシート | 取引先。PDFでもらえるか確認 |
| 給与 | 賃金台帳、支給控除一覧 | 給与ソフト |
| 税金・社会保険 | 納付書の控え | 自社保管 |
| 借入 | 返済予定表、返済明細 | 金融機関 |
| 在庫 | 棚卸表 | 自社（期末の棚卸の進め方） |
集まらない理由と対策
| 理由 | 対策 |
|---|---|
| 従業員が領収書を出さない | 締切を過ぎたら翌月精算。本人が困る仕組みにする |
| 財布やカバンに溜まる | 受け取った場で撮影する運用に変える |
| 社長が持っている | 社長専用の封筒・箱を1つ決める |
| メールに埋もれる | 請求書の送付先をinfo@など共有アドレスに統一 |
| 取引先の請求書が遅い | 締日を伝える。遅れる分は概算で未払計上 |
| どこに置くか決まっていない | 置き場所を1か所に決める。迷う時点で溜まる |
紙とデータで分けて考える
電子で受け取ったもの
電子のまま保存する義務があります（電子帳簿保存法）。印刷して紙で保管し、データを消す運用は要件を満たしません。
- 保存用のフォルダを1つ決める
- ファイル名を「日付_取引先_金額」で統一する
- 年度ごとにフォルダを分ける
- 会計ソフトの証憑保存機能を使えば、検索要件も満たしやすい
詳しくは電子帳簿保存法の要件を満たす証憑の保存方法に。
紙で受け取ったもの
- 紙のまま保存すれば問題ありません（スキャナ保存は任意）
- 月ごとの封筒か箱に入れる。日付順に並べる必要はありません
- 感熱紙のレシートは撮影しておく — 時間が経つと文字が消えます
- 年度ごとに箱を分け、廃棄予定日を箱に書く（帳簿の保存期間と保存方法）
月次のチェックリスト
- 預金の明細が全口座分そろっているか（連携なら最終取得日を確認）
- カードの明細が全枚数分そろっているか
- 売上の証憑（請求書控え・日計表）がそろっているか
- 経費精算が締切までに提出されたか
- 仕入先の請求書が到着しているか。未着分は概算で計上したか
- 給与の支給控除一覧が出ているか
- 納付書の控えが保管されているか
この7項目が揃えば、月次は締まります。逆に、どれか1つ欠けると止まります。
外注する場合の渡し方
| 渡し方 | 費用への影響 |
|---|---|
| 会計ソフトに直接アップロード | 最も安い。受け渡しの手間がゼロ |
| クラウドストレージで共有 | 安い。フォルダ構成を決めておく |
| データを月ごとに整理して送る | 標準 |
| 紙を月ごとに封筒で郵送 | やや高い（開封・仕分けの手間） |
| 領収書を箱にまとめて送る | 最も高い。整理から始まる |
渡し方を変えるだけで見積りが下がることがあります（記帳代行の相場が事務所ごとに違う理由）。自社で月ごとに分けるだけでも、相手の作業時間は大きく変わります。
テンプレートを用意しています
月次で何をどこから集めるかを一覧にした証憑整理シートを、登録不要・無料で配布しています。預金・カード・売上・仕入・給与・税金の区分ごとに、集めるものと入手先を整理したものです。
無料テンプレート（登録不要）からダウンロードできます。担当者が代わっても、これを見れば同じ手順で集められます。
この記事に関するよくある質問
証憑が集まらず記帳が遅れます。どうすればいいですか？
締切を決めて、過ぎたものは翌月精算にしてください。本人が困る仕組みにすると次から出るようになります。あわせて置き場所を1か所に決め、請求書の送付先を共有アドレスに統一します。銀行とカードを連携すれば、そもそも集める対象が半分以下になります。
メールで届いたPDFの請求書は印刷して保管すればいいですか？
いけません。電子で受け取ったものは電子のまま保存する義務があります。保存用フォルダを決め、ファイル名を「日付_取引先_金額」で統一し、年度ごとに分ければ要件を満たせます。紙で受け取ったものは紙のまま保存で構いません。
外注先への渡し方で費用は変わりますか？
変わります。会計ソフトへの直接アップロードやクラウドストレージ共有が最も安く、領収書を箱にまとめて送るのが最も高くなります（整理から始まるため）。自社で月ごとに封筒に分けるだけでも相手の作業時間が変わり、見積りが下がることがあります。