電子帳簿保存法の要件を満たす証憑の保存方法

3つの制度を切り分ける

何が「電子取引」にあたるか

• メールに添付されたPDFの請求書・領収書
• 取引先のWebサイトからダウンロードした請求書
• Amazon・楽天などECサイトの購入履歴・領収書
• クレジットカードのWeb明細
• クラウドサービスの利用料の領収書
• EDI取引のデータ
• 電子契約サービスで締結した契約書

「紙で郵送されてきたもの」以外は、ほぼ電子取引です。気づかないうちに大量に発生しています。

保存の要件

電子取引データの保存には、大きく2つの要件があります。

1. 真実性の確保（次のいずれか）

• タイムスタンプが付されたデータを受け取る
• 受け取ったデータにタイムスタンプを付す
• 訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで保存する
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

中小企業で現実的なのは最後の「事務処理規程」です。国税庁がサンプルを公開しており、それを自社用に直して備え付ければ足ります。費用がかかりません。

2. 可視性の確保

• ディスプレイ・プリンタなどを備え付け、すぐに出力できること
• システムの概要書を備え付けること
• 検索できること——取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態

いちばん安く済ませる運用

専用システムを買わなくても対応できます。

1. 保存用のフォルダを1つ決める — 社内サーバーでもクラウドストレージでも構いません。
2. ファイル名のルールを決める — 「20260728_株式会社◯◯_110000.pdf」のように日付_取引先_金額で統一します。これでファイル名検索が使えます。
3. 年度ごとにフォルダを分ける — 保存期間の管理がしやすくなります。
4. 事務処理規程を備え付ける — 国税庁のサンプルを自社名に直すだけ。

この4つで要件を満たせます。会計ソフトの証憑保存機能を使えば、さらに簡単です。多くのクラウド会計は、仕訳に証憑を添付すると自動で検索要件を満たす形で保存されます。

やってはいけない運用

違反した場合

保存要件を満たさないことが直ちに重い処分につながるわけではありませんが、青色申告の承認取消しの検討対象になり得ます。また、証憑が確認できなければその経費が否認されるリスクがあります。実害はそちらのほうが大きくなります。

インボイス制度と連動します

電子で受け取った適格請求書は、電子帳簿保存法の要件で保存する必要があります。紙に印刷しただけでは、仕入税額控除の要件を満たさない可能性があります。2つの制度は別ですが、実務では同時に効いてきます。

詳しくはインボイス制度で記帳がどう変わったか、制度の概要は電子帳簿保存法にまとめています。証憑の集め方の実務は無料の証憑整理シートもご利用ください。