経理を1人にしない体制の作り方

属人化しているかの確認

解消策1：アクセス権を会社が持つ

最も即効性があり、コストもかかりません。

• 会計ソフトの管理者に、代表者または役員を追加する
• 契約者のメールアドレスを、個人から法人の共有アドレスに変更する
• ネットバンキングの管理者権限を会社が持つ
• e-Taxの利用者識別番号を会社の管理下に置く
• アクセス権の一覧を紙1枚で作る（パスワードは書かず、契約者名と窓口だけ）

詳しくは経理が1人しかいない会社が休職・退職に備える方法に。

解消策2：手順と期限を書き出す

網羅的なマニュアルは要りません。年間カレンダーと定期支払の一覧があれば、当面は回ります。

• 毎月・毎年の期限（源泉所得税、社会保険料、申告、年末調整…）
• 定期的な引き落とし（家賃、リース、保険、サブスク、借入返済）
• 取引先ごとの締日と支払日

作り方は経理業務マニュアルの作り方にまとめています。「今月やったことを1行メモする」を12か月続ければ完成します。

解消策3：処理の型を社外にも置く

これが最も本質的な解決です。記帳の入力を外に出すと、次のことが起きます。

人を増やさずに属人化が解けるのがこの方法の利点です。経理1名の実質コストは月およそ29万円ですが、記帳の外注は仕訳件数によってはるかに小さい金額で収まります（仕訳件数から試算）。

「担当者が1人でも回る」形

この形なら、社内の担当者が休んでも記帳と月次は止まりません。止まるのは請求と支払だけで、それは経営者でも代行できます。

今日からできること

1. 会計ソフトの管理者に代表者を追加する — 5分で終わります
2. 契約者のメールアドレスを法人のものに変える
3. 定期的な引き落としを通帳から書き出す — 12か月分見れば全部出ます
4. 今月の期限を紙に書いて共有の場所に貼る

この4つは今日中にでき、費用もかかりません。それだけで「その人がいないと何も分からない」状態は解消します。

無料の経理引き継ぎチェックリストは優先度A・B・Cで並べてあります。Aの8項目から埋めてください。突然辞められた場合の対処は経理担当者が辞めた直後の7日間にやることと引き継ぎ資料が無いまま辞められたときの復旧手順にまとめています。