引き継ぎ資料が無いまま辞められたときの復旧手順

ステップ1：まずアクセス権を確保する（当日中）

ここが最優先です。データが見られなければ、以降の手順はすべて止まります。

ステップ2：仕訳履歴から「この会社の型」を読む

ここが復旧の中心です。過去3か月分の仕訳を上から順に読むだけで、必要な情報のほとんどが手に入ります。

• 科目の使い方 — 同じ支出をどの科目で処理していたか。たとえば「携帯電話代」を通信費にしているか、水道光熱費に混ぜているか。継続性が重要なので、前任者の使い方に合わせるのが原則です。
• 摘要の書き方 — 取引先名を書いているか、内容を書いているか。同じ形式で続ければ、後から検索できます。
• 補助科目の有無 — 売掛金・買掛金に取引先別の補助が設定されているか。設定されていれば、そこに取引先の一覧があります。
• 定期的に出てくる仕訳 — 毎月同じ日に同じ金額で計上されているもの。家賃、リース料、保険料、サブスクリプションなど。
• 月末・期末にだけ出てくる仕訳 — 減価償却、未払計上、棚卸。これを見落とすと決算で慌てます。

会計ソフトの「仕訳日記帳」や「総勘定元帳」をCSVで出力して、金額の大きい順・回数の多い順に並べ替えると早く把握できます。

ステップ3：通帳とカード明細で定期支払を洗い出す

仕訳履歴だけでは「これから何を払うか」が分かりません。通帳の直近12か月を見て、引き落としを一覧にします。

ここで作った一覧は、そのまま資金繰りの予定表になります。誰も把握していない支払で口座残高が足りなくなる事故を防げます。

ステップ4：未処理の山を特定する

「どこまで終わっていて、どこから止まっているか」を確定させます。

• 会計ソフトの最終仕訳日 — これ以降が未入力です。
• 通帳残高と帳簿残高の差 — 一致していれば、その日まではきちんと処理されています。ズレていれば、その原因を探す必要があります（記帳が数か月遅れているときの取り戻し方）。
• 未処理の証憑 — 机の中、引き出し、共有フォルダ、前任者のメール。領収書と請求書がどこまで整理されているか。
• 提出済みかどうかの確認 — 直近の消費税の申告、源泉所得税の納付、社会保険の手続き。納付書の控えと、納税証明書で確認できます。

ステップ5：期限があるものから順に処理する

全部を同時に追いかけると破綻します。期限で並べて、近いものから片付けます。

やってはいけないこと

• 前任者の処理を「間違っている」と決めつけて直す — 継続性が失われ、前期との比較ができなくなります。明らかな誤りでなければ、まず同じ方法を続けてください。
• 分からない支出を「雑費」でまとめる — 後から検証できなくなります。内容が確定するまでは仮払金で置き、判明してから振り替えます。
• 証憑を捨てる — 帳簿と証憑の保存期間は原則7年（欠損金がある事業年度は10年）です。前任者の残したものを整理する際は、捨てずに年度ごとに箱に分けるだけにしてください。
• いきなり会計ソフトを乗り換える — 復旧中にデータ移行を重ねると、原因の切り分けができなくなります。落ち着いてから検討してください。

復旧できたら、同じことが起きない形にする

今回の作業で作ったもの——アクセス権の一覧、定期支払の一覧、科目の使い方——が、そのまま次の担当者への引き継ぎ資料になります。いま作っておけば、二度目は起きません。

そもそも経理を1人に依存する体制自体がリスクです。記帳の入力を外に出しておけば、社内の担当者が代わっても処理の型は外部に残ります。経理1名の実質コストは月およそ29万円（給与22万円＋賞与3.7万円＋社会保険料の会社負担3.3万円）で、仕訳件数から外注した場合の費用を試算すると差額が見えます。

退職直後の全体像は経理担当者が辞めた直後の7日間にやることに、外に出せる範囲は経理担当者が辞めた・辞めそうなときの対処にまとめています。