経理が1人しかいない会社が休職・退職に備える方法

何が止まると実害が出るのか

記帳そのものは、実は最も猶予がある業務です。止めてはいけないのは支払と申告。備えるべき対象を取り違えないでください。

備え1：アクセス権を会社が持つ

担当者の個人アカウントだけで運用していると、その人が来なくなった瞬間に何も見られなくなります。

• 会計ソフト — 代表者または役員を管理者に入れる。クラウド型なら数分で設定できます。
• ネットバンキング — 管理者権限は会社が持ち、担当者には必要な権限だけ付与する。
• 契約者のメールアドレス — 個人のアドレスではなく info@ など法人の共有アドレスにする。
• e-Tax・eLTAX — 利用者識別番号と暗証番号を会社の管理下に置く。

備え2：期限の一覧を作る

紙1枚で足ります。誰が見ても「今月何をすべきか」が分かる状態を作ります。

加えて、定期的な引き落としの一覧（家賃・リース・保険・サブスク・借入返済）も作っておきます。誰も知らない支払で残高が不足する事故を防げます。

備え3：入力を外に出して、型を社外にも残す

最も効果が大きい備えです。記帳の入力を外部に出しておくと、次のことが起きます。

• 処理の型が社外にも残る — 科目の使い方、摘要の書き方、月次の締め方が、担当者の頭の外にあります。
• データが二重に存在する — 社内のPCが失われても、外部に同じデータがあります。
• 月次で第三者の目が入る — 誤りが数年放置されることがなくなります。
• 担当者が代わっても、入力の品質が変わらない — 引き継ぎの負荷が大幅に下がります。

費用の比較で言えば、経理1名の実質コストは月およそ29万円（給与22万円＋賞与3.7万円＋社会保険料の会社負担3.3万円）です。記帳の外注は仕訳件数によりますが、はるかに小さい金額で収まります。仕訳件数から試算できます。

担当者が1人のままでもできること

すぐに外注できない場合でも、次の3つは今日から始められます。

1. 月次の締めで残高を照合する — 通帳残高と帳簿残高が一致していれば、その月までは誰でも引き継げます。
2. 摘要を具体的に書く — 「経費」ではなく「◯◯商事 8月分請求」と書けば、後任が内容を追えます。
3. やったことを日付で記録する — 手帳でもExcelでも構いません。「何月何日に何を提出した」が残っていれば、引き継ぎ資料になります。

それでも突然いなくなったら

備えが無い状態で辞められた場合の手順は、経理担当者が辞めた直後の7日間にやることと引き継ぎ資料が無いまま辞められたときの復旧手順にまとめています。会計ソフトの仕訳履歴からかなりの部分を復元できるので、まずは落ち着いてください。

無料の経理引き継ぎチェックリストも配布しています。優先度A・B・Cで並べてあるので、Aの8項目だけ先に埋めておくだけでも備えになります。