通帳残高と帳簿が合わないときの原因の探し方

手順1：どの時点から合っていないかを特定する

全期間を探すのは非効率です。合っていた時点まで遡って、範囲を狭めます。

1. 月末ごとの通帳残高と帳簿残高を並べる
2. 一致している最後の月を見つける
3. その翌月が調査対象の範囲

会計ソフトの預金出納帳を月別に表示すれば、数分で特定できます。ここを飛ばして全件を見直すと、何時間もかかります。

手順2：差額の金額で原因を絞る

手順3：それでも見つからないときの確認順

1. 他の口座と混同していないか — 複数口座がある会社では、A銀行の取引をB銀行に入力していることがあります。
2. 現金と預金を取り違えていないか — 現金で払ったものを預金から出したことにしている、またはその逆。
3. 自動連携の二重取り込み — 銀行連携で取り込んだ取引を、手入力でも登録している。クラウド会計で最も多い原因です。
4. 期首残高が間違っている — 前期の決算書と期首残高が一致しているか。ここがずれていると、全期間が合いません。
5. 締め後の訂正 — 前月分を後から修正して、月次の締めが崩れている。
6. 入金・出金の日付ズレ — 通帳の日付と伝票の日付が違う。特に月をまたぐと残高が合いません。

現金が合わない場合は少し扱いが違います

預金と違い、現金は物理的に数えられるのが利点です。手順は次のとおりです。

• 実際の現金を数える（金種表を作ると再確認できます）
• 帳簿残高と比較する
• 差額の原因を探す（領収書のない支出、釣銭の間違い、記帳漏れ）
• 原因が分からない分は現金過不足で処理し、期末までに判明しなければ雑収入または雑損失に振り替えます

詳しくは現金が合わないとき（現金過不足）にまとめています。現金残高がマイナスになっている場合は、必ずどこかが間違っています。物理的にありえないためです。

合わせるために絶対にやってはいけないこと

合わない状態を放置するとどうなるか

残高が合わない帳簿は、決算書の信頼性そのものを損ないます。金融機関の審査では真っ先に見られる箇所ですし、税務調査でも「管理ができていない会社」という前提で見られます。

また、原因が「入金の記帳漏れ」だった場合、それは売上の計上漏れである可能性があります。差額を放置することは、申告漏れを放置することにつながります。

毎月合わせる仕組みにする

ズレは、発生した月に見つければ数分で直せます。数か月分たまってから探すと、何日もかかります。月次で必ず残高を照合するという運用が、最も安いコストです。

社内でこの時間を取れない場合は、記帳の入力ごと外に出す方法があります。外部が入力すれば、月次の締めで必ず残高照合が行われます。仕訳件数から費用を試算できます。記帳が数か月止まっている場合は記帳が数か月遅れているときの取り戻し方から先に着手してください。