会計ソフトのログイン情報が分からなくなったとき

まず、どちらの型か確認する

ブラウザで使っていたならクラウド型、デスクトップのアイコンから起動していたならインストール型です。

クラウド型の場合

社内に管理者権限を持つ人がいる場合

管理者の画面から、新しいメンバーを招待できます。前任者のアカウントは削除ではなく無効化にしてください。仕訳の作成者情報が残るため、後から履歴を追えます。

管理者も分からない場合

各社のサポートに連絡します。共通して求められるのは次の情報です。

• 契約者名（法人名）と契約時のメールアドレス
• 登記事項証明書など、法人の実在と代表者を示す書類
• 支払い方法の情報（クレジットカードの下4桁、請求書の番号など）
• 代表者の本人確認書類

インストール型の場合

ステップ1：PCを確保する

データはそのPCの中にあります。前任者が使っていたPCを、初期化する前に確保してください。すでに返却・処分されている場合は、リース会社や情報システム担当に連絡して、ディスクの復元が可能か確認します。

ステップ2：データファイルを探す

ソフトごとに保存場所の初期値が決まっています。ファイル名で全体を検索するのが確実です。

共有フォルダ、外付けHDD、USBメモリ、クラウドストレージ（Dropbox・Google Drive）も確認してください。バックアップだけが別の場所に残っていることがよくあります。

ステップ3：パスワードがかかっている場合

データファイル自体にパスワードが設定されていると、ファイルがあっても開けません。この場合、ソフト会社でも解除できないことがほとんどです。顧問税理士が同じデータを持っていれば、そちらから復元できる可能性があります。

どうしても復旧できない場合

データが完全に失われても、記帳をゼロから作り直すことは可能です。必要なのは次の資料です。

• 前期の決算書と申告書の控え — 期首残高の根拠になります。税務署に「申告書等閲覧サービス」を申請すれば、提出済みの申告書を確認できます（コピーは原則不可、書き写しは可）。
• 通帳 — 取引の大部分を復元できます。紛失していても銀行で再発行できます。
• クレジットカードの明細 — カード会社のWebで過去分をダウンロードできます。
• 請求書・領収書 — 紙で残っていれば、そこから入力します。

期首残高さえ確定できれば、あとは記帳が数か月遅れているときの取り戻し方と同じ手順で、古い月から順に積み上げられます。

二度目を起こさないために

最後の点は見落とされがちですが、実務では大きな保険になります。記帳を外に出すと、データとノウハウが社内の1人に閉じなくなります。あわせて経理担当者が辞めた直後の7日間にやることもご覧ください。