経理担当者がいなくても年末調整を終わらせる手順

年末調整のスケジュール

逆算すると、動き出すのは10月です。11月に入ってからの着手でも間に合いますが、証明書を紛失した従業員の再発行が間に合わなくなります。

従業員から集めるもの

申告書は国税庁のサイトから最新の様式を入手します。控除の要件や様式は毎年の税制改正で変わるため、前年のファイルを使い回さないでください。

回収できないときの対処

• 証明書を紛失した — 保険会社に再発行を依頼します。到着まで1〜2週間かかるため、11月中に判明させる必要があります。
• 前職の源泉徴収票が出てこない — 前職に催促してもらいます。年内に揃わなければ、その人は年末調整せず本人が確定申告する形になります。
• 締切までに提出しない人がいる — 全員分が揃うまで待たず、提出済みの人から処理を進めます。未提出者は年末調整の対象外とし、本人の確定申告に回す扱いになります。
• 退職者がいる — 年末調整は行いませんが、源泉徴収票の交付と給与支払報告書の提出は必要です。忘れやすいところです。

誰に頼めるのか——外に出すときの線引き

ここは正確に押さえてください。年末調整の作業は、内容によって扱いが変わります。

給与計算の代行業者に依頼している場合でも、年末調整の確定と法定調書の提出は税理士が関与する形が通常です。「年末調整まで全部やります」という案内を受けたときは、税理士が関与しているかを確認してください。詳しくは記帳代行は税理士法違反になるのかで整理しています。

12月は記帳と重なります

年末調整の山は12月ですが、同じ月に12月分の記帳と、会社によっては賞与の計算が重なります。経理担当者が1人の会社では、この3つが同じ週に来ます。

担当者が辞めた直後にこの時期を迎えると、年末調整だけで手一杯になり、記帳が止まります。記帳が止まると翌年の決算作業が一気に重くなる——という順で問題が連鎖します。

年末調整は年1回で期限も動かせませんが、記帳は毎月外に出せます。12月に社内で抱えるものを減らしておくと、この重なりを避けられます。

来年に向けて残しておくもの

• 配布した日・締切・督促した相手の記録 — 翌年の担当者が同じ日程で回せます。
• 提出先の市区町村一覧 — 給与支払報告書の宛先は従業員の住所地ごとに分かれます。
• 使用した様式の年度 — 毎年変わるため、前年のファイルをそのまま使わないための備忘。
• 年末調整の対象外にした人とその理由 — 翌年に同じ判断ができます。

この記録があるかどうかで、担当者が代わったときの負荷が変わります。経理引き継ぎチェックリスト（無料・登録不要）にも同じ観点の項目を入れてあります。